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2015年12月12日 (土)

メールの使い分け

Face to Face以外のコミュニケーション手段の一つにメールがあります。昔は、メールはPCからしか出来なかったのですが、いまでは、携帯からSMSのショートメールで連絡したり、スマホやタブレットからメールをすることができます。最近ではLINEを使っている人も多く、ビジネスではちゃんと使い分けをしてほしい、という声をよく聞きます。

ビジネスでは「ちゃんと使い分けをしてほしい」というのは、LINEからの返事は論外として、PCメールにはPCメールで答えてほしいということです。たとえば講師の先生に、研修希望日をお伺いする場合、ショートメールで「了解しました。」というお返事をいただいても、受信メールがくっついていないので、その日程が大丈夫か、ちょっと心配になります。

ショートメールの利点は、電車やバスの中から、「ちょっと遅れます。」といった連絡ができることですが、これを常套手段にされると、受け手が困ることくらい分かってほしいです。もっとも、PCメールからお返事いただいても、送信メールに回答する形ではなく、ショートメールのように、単独で、いままでの文脈とは関係なしに、送ってくる人がいたりします。

メールの作法としては、やはり、SMSの使い方は、緊急の連絡事項にとどめ、ビジネスの要件に対する返事は避けたいものです。また、スマホやタブレットでは、取り急ぎの返事だけで、あとはPCメールでフォローするのが好ましいです。「私は忙しいから」とSMSで返事されるのは、日ごろ「相手のことを理解せよ」ことを教える方とは、到底、思えません。

「私は忙しいから」という人で、なんでもかでもメールで済まそうとする人がいます。たとえご本人は「私はロジカルコミュニケーションが得意」のつもりでしょうが、コミュニケーションはFace to Faceでも「充分に伝わらない」のに、メールで済まそうとされるのは考えものです。こういう人に限って、メールを送った後、電話でフォローされることは、まず、ありません。

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