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2008年11月 3日 (月)

メールの作法

先日、異業種交流会であった研修担当の人との会話で「メールがちゃんと使えない人」の話で盛り上がりました。友達と携帯メールばかりしていると、ビジネスメールでは、相手に礼を失することが多いようです。

その1.ビジネスにプライベートなことを書き込む人。
用件だけでOKなのに、お子さんはどうですか?とか、おすすめの映画や書籍の読後感など書いてきます。末尾に少し書いてあるのは、気分がなごみますが、あまり多いのは困りものです。ご本人は、自己開示のつもりかも知れませんが、別の機会にしてほしいです。

その2.前に送ったメールをひっかけて、別件のメールを送ってくる人
アドレス帳が不備なのか、相手にメールをするのに、前にあった受信メールを拾って、返信メールで、別の要件をメールされると、こちらの頭がおかしくなります。また、あとで、そのメールを探すとき、件名が違っていると、探しようがありません。

その3.いつも「全員に返信」で返事をよこす人
会議の出欠を問う案内メールなど、ご本人が、送信者だけに返事をすればよさそうなのですが、聞いてもいないのに「出席」を全員に知らせるのは、やめてほしいです。ご本人は、自分存在感を出すために、いつもそうしているらしいのですが、存在感が薄れるばかりです。

その4.言い訳がましいことを、ながながと書いてくる人
お詫びであっても、言い訳であっても、電話をくれるか、会って話をすればいいのに、メールしかコミュニケーションの方法がないと思っているらしいのです。このタイプの人は、たいていメールの終わりに「お返事はいただかなくても結構です。」という一文を加えます。

その5、本文に改行がないメールを打ってくる人
あたかも携帯メールのように、だらだらと文章を書いてくる人は、スペースがあれば目一杯書かないといけないとでも思っているのでしょうか?読み手のことを考えると、せめて3~4行ごとに改行して、一行あけてくれるといいのですが・・・

数え上げればキリがありません。

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