« 2008年2月 | トップページ | 2008年4月 »

2008年3月31日 (月)

ペーパーレス時代

コンピュータが普及し始めた頃、これからはオフィスはペーパーレス時代を迎え、書類の山から開放されるといわれていました。確かに、保存資料は、データで保管され、ファイルを作る必要はなくなりました。日常生活でも、キャッシュカードの普及はもとより、ネットバンキングをはじめ、携帯からも、あらゆる情報にアクセスできて、コピーすることは少なくなりました。

ところが、実際のところ、オフィスでは、紙のゴミ量は増えているのではないでしょうか?これは、保存資料の償却のゴミではなく、インターネットからダウンロードしたコピーや、指示書を打ち出したコピーで、恒久的に保存するものでなく、一時的に使用するための資料なのです。これらは、すべて、その役割が終わった時点で、捨てられる運命にあるわけです。

それに、ファイルで作成した文章を人数分コピーしたあとで、一部に間違いがあることがわかり、修正してコピーのし直しというケースもあります。コピー機があるおかげで、いつでも直せるといった安易感があるのかも知れません。これを防ぐためにも、作成した文書を、大量のコピーをする前に、テスト的に打ち出してアカをいれる必要があるわけです。

コンピュータの普及で減るはずの紙の量が、なぜ増えたのかと考えると、どうやら人間は、紙に打ち出して、肉眼で見ない限り、間違いを見抜けないように思えます。「データをパソコンの画面でみればよい」といわれても、液晶の画面では、「絵」にしか見えないのかも知れません。

それが証拠に、営業マニュアルなどは、本社からデータで、全国の支店・営業所に送っても、誰一人、データだけで、見ている人はいなく、みんな個人個人でプリントアウトとして、紙焼き資料として持っているのです。本社では「ペーパーレス時代」だといって粋がっていても、現場では紙焼き資料が必要で、個人個人でプリントする手間や印刷費を考えると、むしろ最初から印刷にして配布する方がコスト的にも有効と思えるのです。

| | コメント (0) | トラックバック (0)

2008年3月24日 (月)

CC

「皆さんは、業務でメールするときCCをつけますが、CCはどういう意味か知っていますか?」という質問を、研修で挨拶にたった部長が、受講生に聞いていました。ふだん、なにげなく使っているのですが、CCがCarbon Copy(カーボン・コピー)の略だということですが、その場の受講生で知っている人はほとんどいませんでした。

部長の話では、むかし、今のようにコピー機がなかったころ、コピーは、いちいちカーボンを敷いて書いていたそうです。パソコン全盛で、プリンターを自由に使える若者にとっては知る由もありません。

もちろん当時はワープロも無く、連絡文書は、すべて手書き。関係者に写しを渡したくても、コピーできるのは、カーボンを敷ける枚数だけで、厚みが増すと、ボールペンに力を込めて、しっかり書かないと、一番下のカーボンコピーの写りが悪くなるのです。

部長が話では、カーボンでとれる写しは3~4枚が限度で、誰に渡すかといった人選に苦労したもので、受け取った方も、限られた枚数ゆえ、隅から隅まで真剣に文章を読み、内容に対応したというのです。それがいま、配る相手を熟慮することなく、確実にフォローすることもおざなりになりつつあるのではという疑問の投げかけです。

確かに、今の時代は、何枚でもコピーは可能ですし、依頼先の選定に何ら苦労することなく、配布できるのです。でも、気をつけなくていけないことは、もらった人も有りがた味はうすれることもありますが、渡した人は、コピーを配布したことで仕事が終わったと思わないことです。フォローをしなければいけないのです。

前にも書きましたが、メールで宛名やCC欄に相手をいっぱい書く人は、それで仕事をしたと思っていることと同じです。コピーにしても、メールにしても、配布した相手や配信した相手が多ければ多いほど、自分がフォローしなければいけないことを肝に銘じて欲しいものです。

| | コメント (0) | トラックバック (0)

2008年3月17日 (月)

新人さん気をつけて(2)

先週、日経新聞の「何でもランキング」に掲載された「困った新人」のことを紹介しましたが、いつもこのブログを見てくれている知り合い(他社の研修担当)が、「笑っちゃったよ」といって電話をくれました。

実は彼も、この記事を読んで、その「ランキング」(記事は1~15位まであります)を、新卒研修で配布用に使おうと、自宅でファイルに打ち込み、自宅でパソコンからプリントアウトして、テーブルの上においていたところ、たまたま、それを見た小学生6年(もうすぐ中学生)の子供さんが、大笑いしたというのです。

子供さん曰く、「始めは自分たちのことだと思った」というのです。学校のクラスの子に、すべての項目が当てはまるというので、よくよく聞いてみると、全員がそうではないが、1つでも該当する子は、クラスの約80%、「あいさつがキチンとできない」「同じことを何度も聞く」「雑用はやりたがらない」・・・「自分のミスを謝らない」「自分から積極的にやろうとしない」「弱いものイジメをする」などなど、まったく「困った新人さん」と同じ症状だというのです。

この分だと、「困った新人さん」の予備軍が、これからどんどん社会人になってくるのですから、このことは、何も「新人さん」に当てはまるのではなく、いまの世の中のしつけができていないと思わざるを得ません。興味深いのは、お子さんの話では、クラスでもまともな子は、残りの20%で、大人の社会と似ているということです。

先週、私は、このランキングの項目は新人さんだけでなく、先輩社員にも当てはまると書きましたが、このお子さんがいうとおりだとすると、大人から子供まで、この調子で、本当に困ったものです。

| | コメント (0) | トラックバック (0)

2008年3月10日 (月)

新人さん、ここに気を付けて

先日、日経新聞の「何でもランキング」に、先輩社員から聞き出した「困った新人」の調査結果が掲載されていました。ご参考までに、ベストテン(ワーストテン)をご紹介しておきます。

1. あいさつがきちんとできない
2. メモを取らず、同じことを何度も聞く
3. 敬語が使えない
4. 雑用を率先してやろうとしない
5. ホウレンソウ(報告・連絡・相談)ができない
6. 同じ間違いを繰り返す
7. 返事ができない
8. 自分のミスを謝らない
9. 「指示待ち」で自分から積極的に動こうとしない
10. プライドが高く、知ったかぶり

ですが、このほかに、「協調性がない」「仕事中の私語が多い」「注意すると逆ギレする」「仕事の優先順位がつけられずパニックになる」「好き嫌いで物事を判断し、露骨に態度に表す」などなど。

カラオケでよく歌うウルフルズの「明日があるさ~ジョージアで行きましょう編」に「近ごろの若いヤツは、とよく言うけれど、自分のころより大分マシ、大目に見よう、敬語ができないくらい・・・」とありますが、これらの「困った新人」は、先輩社員にとって反面教師として欲しいものです。

現に、先輩の中にも「自分のミス謝らない」お局さんや、「指示待ちで自分から動こうとしない」ベテラン社員も、どの会社でも多く見受けられるのではないでしょうか?先輩から見た「困った新人」もいいのですが、逆に、配属後の新人から見た「困った先輩上司」の聞き取り調査をすれば、「言うことに一貫性がなくコロコロ変わる」「強い者には弱く、弱い者には強い」「公私を混同する」「冒険をすることなく、すべてに消極的」など、ゾロゾロでてくるのではないでしょうか?

| | コメント (0) | トラックバック (0)

2008年3月 3日 (月)

学生と社会人の違い

今年も新卒社員を迎えて研修が始まりますが、外部講師の方とも、そろそろお打合せが、待っています。今年は、「社会人としての心構え」というか、学生の時と、社会人とでは、どこが違うかという、スタンスの持ち方について、詳しくご教示願う予定です。

学生の時は、サークル活動などで、チームプレーをしたと言っても、好みのあったもの同士の集まりですから、単なる、人の集まりでしかなく、いやになればやめることもできますが、会社でのチーム活動は、そうは行きません。

いままで、お金を払って、通学していたものが、仕事をすることで、お金をもらうことになるのでうから、好き勝手はできなくなります。そして、会社では、単なる人の集まりではなく、どこに配属されようと、それぞれの部署で、会社が目指す目標に、個人はもとより、チームが一丸となって、その達成に向かっているのです。

しかも、自分たちのチームだけで物事が進むとはかぎらず、会社全体の役割分担が決まっていて、会社は「組織」で動いているのですから、組織のタテ、ヨコと関連づけられているのです。でも、会社には、組織を引っ張っている人もいますし、組織にぶら下がっている人もいます。仕事ができる人もいますし、仕事ができない人もいます。

これから、彼らはいろんな人を見ることになるのですが、いつも元気そうにしていて、楽しく仕事をしている姿を見せ続けてほしいです。

| | コメント (0) | トラックバック (0)

« 2008年2月 | トップページ | 2008年4月 »